1. Описание
Перед ознакомлением сотрудников с ЛНА выполните 2 шага:
Создайте ЛНА в nopaper
Подпишите ЛНА руководителем (или тем кто имеет такое право)
После этих действий можно приступать к отправке ЛНА на ознакомление.
1.1. Создать новый ЛНА и подписать руководителем
1. Чтобы создать ЛНА перейдите в раздел «Локальный нормативный акт»
2. Нажмите кнопку «Создать»
3. Заполните поля формы
Организация - выберите нужную организацию из списка
Название документа - укажите название ЛНА. Рекомендуем указывать название, как в документе, т.к. оно будет использоваться в доказательной базе.
Регистрационный номер - регистрационный номер присвоенный ЛНА
Версия - укажите версию документа, чтобы потом проще было найти актуальный документ.
Действует до - срок, до которого ЛНА считается действительным. Если документ бессрочный, то заполнять поле не требуется
4. Добавьте документ
Нажмите на кнопку «Добавить»
Выберите документ ЛНА, с которым необходимо ознакомить сотрудников. Если у вас несколько документов → первым загрузите основной документ.
5. Заполните поля в форме и нажмите кнопку «Создать».
6. После этого система создаст и отправит ЛНА на подписание руководителю компании
7. Теперь можно перейти в документ и отправить руководителю ссылку на подписание ЛНА КЭПом или подписать сразу из 1С.
Нажмите кнопку «Перейти»
8. Система откроет документ ЛНА, который необходимо подписать (утвердить).
Весь сценарии подписания КЭП через 1С можно посмотреть тут.
9. После подписания документа руководителем статус ЛНА перейдет в «Активен»
1.1.1. Создать новый ЛНА из графика отпусков
1. Чтобы создать ЛНА из графика отпусков — перейдите в раздел «Графики и переносы отпусков»
2. Нажмите кнопку с иллюстрацией «Печать» - выберите пункт «График отпусков (Т-7)»
3. Нажмите кнопку с иллюстрацией «Nopaper»
4. Заполните поля в форме и нажмите кнопку «Создать»
Организация - выберите нужную организацию из списка
Название документа - укажите название ЛНА. Рекомендуем указывать название, как в документе, т.к. оно будет использоваться в доказательной базе.
Регистрационный номер - регистрационный номер присвоенный ЛНА
Версия - укажите версию документа, чтобы потом проще было найти актуальный документ.
Действует до - срок, до которого ЛНА считается действительным. Если документ бессрочный, то заполнять поле не требуется
5. После этого система создаст и отправит ЛНА на подписание руководителю компании
1.2. Отправка ЛНА на ознакомление сотрудникам
Перед отправкой ЛНА на ознакомление убедитесь, что он находится в статусе «Активен»
Отправить ЛНА на ознакомление можно:
Из детальной информации об ЛНА
Из списка всех ЛНА
1. В детальной информации об ЛНА нужно нажать кнопку «Отправить на ознакомление»
1.1. В списке ЛНА нужно сначала выбрать ЛНА → потом нажать кнопку «Отправить на ознакомление»
2. В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить»
3. В открывшемся окне выбираем сотрудников, которым нужно отправить ЛНА на ознакомление и нажимаем кнопку «Выбрать»
Сотрудников можно фильтровать по подразделениям/должностям:
4. Выбранные сотрудники отобразятся в результирующем окне. Нажмите кнопку «Отправить ЛНА на ознакомление».
5. ЛНА успешно отправлен выбранным сотрудникам.
1.3. Проверка, что сотрудник ознакомился со всеми ЛНА
1. Чтобы проверить ознакомился сотрудник или отдел с отправленным ЛНА перейдите в раздел «Ознакомление сотрудников с ЛНА»
2. Выберите нужную организацию
3. В столбце «Ознакомление с ЛНА» можно посмотреть статистику по сотруднику. Она показывает сколько ЛНА сотрудник принял из всего кол-ва ему отправленных.
4. Если нужно посмотреть, какие ЛНА в работе у сотрудника → кликаем по нему два раза
5. Система откроет окно со всеми ЛНА, которые находятся в работе у сотрудника
6. Если нужно посмотреть с какими ЛНА сотрудник ознакомился, то меняем фильтр в этом окне на «Завершен»
1.4. Массовое напоминание сотрудникам для ознакомления с ЛНА
Есть несколько вариантов напоминания по ЛНА:
1. Всем сотрудникам по выбранному ЛНА
2. Сотруднику по всем ЛНА
3. Сотруднику по конкретному ЛНА
Давайте рассмотрим варианты подробнее:
Отправка напоминаний по выбранному ЛНА
1. Чтобы отправить напоминания всем сотрудникам по выбранному ЛНА переходим в раздел «Локальный нормативный акт»
2. Выбираем нужный нам ЛНА и нажимаем кнопку «Напомнить»
3. Выбираем как отправить напоминания сотрудникам и нажимаем кнопку «Отправить»
Отправка напоминаний сотруднику по конкретному ЛНА
Для отправки напоминаний нужно перейти в сам пакет документов.
Это можно сделать:
из самого ЛНА
при просмотре раздела ознакомления сотрудников с ЛНА
из раздела «Пакет документов (nopaper)»
Когда мы перешли в пакет документов нужно нажать кнопку «Напомнить» и выбрать как отправить напоминание
1.5. Скачивание листа ознакомления
Чтобы скачать лист ознакомления, перейдите в детальную информацию об ЛНА и нажмите кнопку «Скачать лист ознакомления»
Вы получите pdf файл с информацией о сотрудниках, которые ознакомились с ЛНА
1.6. Загрузка доказательной базы
Чтобы загрузить доказательную базу ЛНА подписанного руководителем → нажмите кнопку «Выгрузить ЛНА»
Чтобы загрузить доказательную базу по сотрудникам, которые ознакомились с ЛНА → выберите сотрудников и нажмите кнопку «Выгрузить файлы»
1.7. Отозвать ЛНА
Чтобы отозвать ЛНА → нажмите кнопку «Отозвать» и подтвердите своё действие
